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办公用品管理制度

2011年05月03日不详 【字体:

    为加强商会办公用品管理,规范办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、交接程序,提高利用效率,厉行节约,避免浪费,特制定本制度。
一、办公用品的分类
    办公用品按使用性质分为固定资产和低值易耗品两类。
    固定资产主要指:办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、投影仪、相机、空调等价值较高的物品。
    低值易耗品:签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、橡皮擦、直尺、钉书机、打孔机、文件夹、文件架、记事本、打印纸、复印纸、便签纸、档案袋(盒)、纸杯、印泥、计算器、剪刀、U盘、电池、电话机等价值较低的日常用品。
二、办公用品采购及结算
    1、秘书处根据办公用品消耗和使用情况,于月底前编制下月办公用品需求计划(固定资产不设月度计划,根据实际需要情况通过正常审批程序购置),经秘书长签字后报会长审批,逾期视为无需求。审批确认后,形成采购计划。
    2、临时急需的办公用品,填写《办公用品购置申请单》(附表1)报秘书长审批。
    3、采购时需把握好办公用品的价格行情,做好供应商的对比、甄选工作,尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
三、办公用品的入库管理
    1、在供应商送来所购的办公用品后,采购人和财务共同进行验收,验收合格后,由财务负责签收,采购人协助财务办理入库手续。
    2、办公用品入库后,需根据清单登记入账。
四、办公用品的保管
    1、秘书处设办公用品保管专员。
    2、划定专用存放区域,实行封闭保存,防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失,保证办公用品的功用和性能。
    3、定期查看库存,根据办公用品的消耗和领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以保证办公需要的及时满足,提供效率。
    4、对于重要物品管理实行保管责任制。使用人、领取人、保管责任人三合一,对保管责任进行归属。(重要物品包括:电脑及其配件、电话机、U盘)
    5、因个人失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。
五、办公用品的领用
    1、领用办公用品需做好相应登记,明确领用人、领用日期、领用数量。
    2、已领取如电话、计算器、钉书机、等耐用办公用品的,原则上不再发放。如需重复领取需说明原因或凭损坏原物以旧换新,杜绝虚报、冒领。如人为损坏或遗失,由个人负责赔偿。
六、办公用品的报废
    1、对简单问题可以自行修理。对有保修服务的,且在保修期内的,不得擅自自行处理。
    2、对维修不成的固定资产实行报废处理。报废应当是在对可能维修的、提交过维修申请但无法修好的情况下,经过秘书处故障认定,方可申请报废。报废品原购买价值单件超过1000元的,需报会长批准。
    3、固定资产在完成报废程序后,应当从固定资产登记表上核销。
七、办公用品的交接与回收
    1、员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交接或回收时,应严格遵守交接回收程序。
    2、移交人需逐项列出物品清单,接交人应仔细点验。秘书处根据移交清单进行核实,遇有损坏的要求移交人书面说明,视该物品金额的大小,确定是否追究移交人的责任,另行处理。
    3、移交清单存档备查。


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