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计算机管理及文件保密制度

2011年05月03日不详 【字体:

保密制度
    为保守商会秘密,保护本商会的安全和利益,特制订本保密制度。商会全体员工必须严格遵守。
一、保密制度
     1、严守秘密,不得以任何方式向商会内外无关人员散布、泄漏商会机密或涉及商会机密。
     2、不得向其他商会员工窥探、过问非本人工作职责内的商会机密。
     3、严格遵守文件(包括传真、计算机盘片)登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内,计算机中的秘密文件必须设置口令。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
     4、严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案,须经秘书长批准,并按规定办理借用登记手续。
     5、秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时,应按有关规定经批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。
     6、会议工作人员不得随意传播会议内容,特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录(或录音)要集中管理,未经批准不得外借。
     7、调职、离职时,必须将自己经管的秘密文件或其他东西,交至商会秘书长,切不可随意移交给其他人员。
     8、商会员工离开办公室时,必须将文件放入抽屉和文件柜中。   
二、商会秘级的确定
     1、商会经营发展中,直接影响商会权益和利益的重要决策文件资料为绝密级;
     2、商会的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、商会经营情况为机密级;
     3、商会人事档案、合同、协议、职员工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
     4、属于商会秘密的文件、资料,应当依据本制度的规定标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密。
三、保密措施
     1、属于商会秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由秘书长委托专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的商会秘密由电脑部门负责保密。
     2、对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:
     (1)非经秘书长批准,不得复制和摘抄;
     (2)收发、传递和外出携带,由指定人员负责,并采取必要的安全措施;
     (3)在设备完善的保险装置中保存。
     3、属于商会秘密的设备或者文件,由商会指定专门部门负责,并采用相应的保密措施。
     4、在对外交往与合作中需要提供商会秘密事项的,应当事先经秘书长批准。
     5、具有属于商会秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施:
     (1)选择具备保密条件的会议场所;
     (2)根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;
     (3)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
     (4)确定会议内容是否传达及传达范围。
     6、不准在私人交往和通信中泄露商会秘密,不准在公共场所谈论商会秘密,不准通过其他方式传递商会秘密。
     7、商会工作人员发现商会秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告秘书处;秘书处接到报告,应立即作出处理。
    8、调出或离开商会的人员,应与商会签定保密协议,一旦出现泄露商会机密的行为,将承担与商会员工一样的责任。
四、责任与处罚
     出现下列情况之一的,视情节轻重、损失大小,予以解除劳动关系或移交司法机关,并酌情赔偿经济损失。
    1、故意或过失泄露商会秘密,造成严重后果或重大经济损失的;
    2、违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供商会秘密的;
    3、利用职权强制他人违反保密规定的。

文书保密制度
    (一)接收文件 
    1、收到文件和信件启封后,当天登记。按密级及一般文件分类登记并编好顺序号,贴上文件呈批传阅笺,于当天或第二天送秘书长阅批,然后根据秘书长提出的呈送意见,分别将文件送给有关部领导和会长。
    2、凡是急件、会议通知或时间性较强的文件,必须随收随送,尽快送到有关领导。其他文件也要抓紧传阅,一般不超过一个星期传阅完毕。
    3、凡是秘密级以上的文件,必须在当天内阅读,下班前交回文件保管处,以确保文件的安全。
    4、认真做好文件的防盗、防失、防窃、防虫、防潮等防护工作。所有文件和档案应放在指定的保密柜和保密室。
    5、做好文件的立卷归档工作。立卷归档的案卷,有关部门或个人需查阅时,需经秘书长同意,才能准予查阅。
    6、定期检查清理文件,做到传阅文件不积压,不出错漏,不丢失。按相关部门要求定期清退秘密文件。
    (二)文件打印
    1、凡打印文件必须有领导签批。不经有关领导批准,秘密以上文电不得带出、不得翻印、复印。并按要求定期收回、上缴。
    2、秘密文件应按规定标明密级。打印错的秘密材料及未公开的讨论材料要及时销毁。
    3、文件的原稿及打印好的文件、资料应放入抽屉内,不得让无关人员翻阅。
    4、电脑打字、文印室一般情况下不得随便进入。
    5、应严格保守商会秘密,不得将有关秘密的内容向外泄漏。
    (三)发出文件
    1、文件印好分发前,要检查分发份数与实印份数是否相符,发文范围是否确切,文件格式是否符合要求,如发现问题要及时汇报,处理后方可分发。
    2、秘密、机密、绝密和急件、特急件、亲收件要在信封上标明。同一信封内装几份不同内容、不同文号的文件,必须在信封上标明。
    3、信件在转发出前,要再次清点核对,收文的单位数与件数是否相符,收文单位是否准确。
    4、收发文均要办好签收。所有秘密级以上文电的收发、传、批、借、存、销每个环节,都要按保密规定办理并履行严格的登记手续,确保准确无误。

计算机管理制度
    商会的电脑设备、电子办公用具由办公室负责管理,各部门之间要配备电脑并构建局域网,共享打印机、扫描仪等,共享信息资源,推广和提倡网上办文、办事,提高工作效率。各部门建立自己部门的电子邮箱,办公室安排专人负责商会电子邮箱来件的收阅和处理,负责发送商会的电子邮件。办公室负责与各会员单位及会员个人建立电子邮件联系,实行方便快捷的现代化办公模式,节约时间和费用,提高工作效率。办公室负责商会内部的网络管理,做好文件资料备份和查毒、杀毒、防毒工作。办公时间禁止在电脑上玩电子游戏、玩扑克牌和与工作无关的网上聊天。
    宣传培训部负责商会网站的维护和管理,及时更新内容,做到形式活泼、内容新颖、紧跟形势。并逐步开展电子商务,广告服务等,创造网站效益。把商会网站真正办成与会员联系的桥梁和纽带,与政府部门、兄弟单位沟通的有力工具,宣传商会工作和商会成员企业形象的坚强阵地。

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